Tempo significativo poupado quando os mapas de rotas são distribuídos com Mergin Maps.
Este estudo de caso foi originalmente escrito em checo. A versão em checo pode ser encontrada aqui.
Todos os anos, equipas de voluntários caminham de porta em porta através da cidade checa de Litomyšl recolhendo doações de caridade. Os organizadores de eventos definem percursos para as várias equipas de voluntários através da marcação de mapas em papel com canetas. O processo tem uma série de questões tanto na elaboração como na utilização dos mapas que os organizadores trabalharam para ultrapassar, tornando os mapas digitais utilizando software GIS de código aberto.
Os mapas foram desenvolvidos utilizando QGIS e disponibilizados nos telefones dos voluntários utilizando a aplicação Mergin Maps . Os voluntários são agora capazes de se orientarem facilmente em mapas que mostram claramente as suas rotas. Os organizadores reduziram o tempo necessário para actualizar os itinerários e distribuí-los aos voluntários.
Veronika Peterková trabalha para a Litomyšl Parish Charity, uma organização sem fins lucrativos que presta serviços sociais e de saúde a pessoas carenciadas desde 1993.
Veronika descreve as actividades de caridade: "Prestamos serviços médicos ao domicílio e cuidados de enfermagem aos residentes de Litomyšl e das aldeias vizinhas. Isto inclui ajudar as famílias onde o desenvolvimento saudável de uma criança está em risco e proporcionar estadias de descanso aos clientes que de outra forma são atendidos pelas suas famílias em casa. Prestamos cuidados a cerca de 1000 clientes por ano".
Ela acrescentou: "Também coordenamos as actividades dos voluntários que visitam os idosos, ajudamos com a tutoria de crianças e com várias actividades de lazer e culturais".
Um dos maiores eventos de angariação de fundos da paróquia é o "Tříkrálová sbírka " (Colecção Três Reis), uma colecção de canções de cântico de Natal porta-a-porta que participa por volta do dia 6 de Janeiro de cada ano.
"A Colecção dos Três Reis é o maior evento nacional de voluntariado na República Checa. Só na região de Litomyšl, cerca de 300 voluntários estão envolvidos todos os anos com os cantores de cânticos de Natal a recolherem mais de 500.000 coroas checas (~20.000 EUR) em caixas seladas. As receitas destinam-se a ajudar os doentes, deficientes, idosos, mães com crianças necessitadas e outros grupos necessitados na área local". Veronika explica.
A Colecção Três Reis é organizada pela Cáritas República Checa e pelo menos 10% das suas receitas são afectadas à ajuda humanitária no estrangeiro.
O Desafio
Veronika é responsável pelo planeamento de rotas para os cantores de cânticos de cólera para que visitem eficientemente os lares na área de Litomyšl. Os cantores são divididos em grupos e são fornecidos mapas em papel que mostram os grupos que as famílias devem visitar.
Os mapas acima foram produzidos através da impressão de capturas de ecrã de um fornecedor nacional de mapas da web e impressões de marcação para cada uma das 50 equipas utilizando canetas marcadoras.
Este método demonstrou ter uma série de problemas, como Veronika descreve: "Nos mapas de áreas maiores, os números das casas nem sempre eram visíveis devido à escala. Isto tornou ainda mais difícil para os coordenadores não familiarizados com a área se orientarem, levando a confusão. Os coordenadores também tiveram dificuldade em manter os mapas secos e sem danos durante o tempo desfavorável. Se novos grupos se inscreverem depois ou outros optarem por não o fazer, teríamos de refazer/redividir as áreas que seriam muito demoradas, uma vez que os mapas teriam de ser marcados manualmente mais uma vez".
A Solução e Implementação
Veronika quis experimentar uma nova solução para organizar a Colecção de Três Reis 2021 com o objectivo de tornar as tarefas voluntárias mais claras e menos dependentes de mapas em papel. Ela queria que a nova solução lhe permitisse fazê-lo:
- reduzir o trabalho através da reutilização de mapas em futuros eventos de Recolha de Três Reis
- actualizar facilmente os mapas se novos grupos entrarem/saírem e as áreas precisarem de ser editadas
- permitir que os cantores de cânticos de Natal vejam exactamente onde estão no mapa
- substituir gradualmente os mapas em papel, permitindo ao mesmo tempo a utilização de mapas em papel onde preferirem
- edifícios de grupo e a cores a visitar no computador
- registar a utilização de um edifício (por exemplo, comercial) para dirigir voluntários de forma mais eficaz
- mostrar claramente como as áreas são atribuídas para que qualquer pessoa possa ver quem é responsável por uma determinada área
Além disso, Veronika queria que a solução fosse acessível e que funcionasse off-line sem que os voluntários precisassem de ligação à Internet no terreno.
Peter Petrík, um participante regular da Colecção Litomyšl Three Kings Collection sugeriu que Veronika tentasse utilizar o aplicativo Mergin Maps para coordenar a colecção em 2021. Peter Petrík trabalha para Lutra Consulting, a empresa por detrás de Mergin Maps.
Ele mostrou a Veronika como criar os mapas em QGIS, um software de mapeamento gratuito e de código aberto. Utilizando dados cartográficos do OpenStreetMap, criou um projecto que mostrava os edifícios a visitar, coloridos pelo seu número de grupo de voluntários associado.
O mapa estilizado foi carregado em Mergin, uma plataforma de cartografia colaborativa, tornando-o prontamente disponível para visualização interactiva nos telefones dos voluntários utilizando a aplicação móvel. QGIS integrar estreitamente com Mergin Maps o que significava que os mapas podiam ser ajustados em QGIS com as alterações resultantes a serem visíveis aos voluntários pouco tempo depois.
Resultados
Veronika reflecte sobre a solução: "A solução satisfez todos os nossos requisitos e os mapas que preparámos podem ser facilmente reutilizados nos próximos eventos, poupando-nos tempo. O facto de os novos mapas terem sido tornados acessíveis ao público significa que os voluntários podem simplesmente descarregá-los utilizando Mergin Maps , o que torna a sua distribuição e actualização muito fácil".
Ela acrescenta: "Todos os distritos que queríamos visitar distinguiam-se uns dos outros pela cor e também ficámos satisfeitos por podermos marcar claramente as zonas a visitar como zonas industriais, colorindo-as de cinzento. Já vemos que é agora muito mais fácil atribuir áreas da cidade aos nossos voluntários de uma forma clara e justa utilizando QGIS. Produzir mapas impressos para aqueles que os preferem é agora também fácil e os mapas parecem muito mais profissionais. Aqueles que só queriam utilizar a aplicação Mergin Maps podiam ver a mesma informação que nos mapas em papel, mas tinham a vantagem de poder localizar com precisão e ver claramente os números das casas de cada edifício".
Ela conclui: "No geral, encontrámos a solução de fácil utilização, e apreciámos poder discutir o processo com Lutra Consulting , que nos ajudou a resolver os problemas conforme necessário. Cerca de um terço dos nossos voluntários estão interessados em utilizar Mergin Maps, o que considero positivo".
